Het lijkt soms alsof alles tegenwoordig een wachtwoord nodig heeft. En eerlijk is eerlijk, wie kan al die verschillende wachtwoorden onthouden? Gelukkig maakt Office 365 het je iets gemakkelijker. Het inloggen op Office 365 is vrij eenvoudig en intuïtief. Je hebt alleen je gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Maar ja, dat wist je waarschijnlijk al. Wat je misschien niet wist, is dat je ook kunt kiezen voor tweestapsverificatie. Ja, dat klinkt als een mondvol, maar het betekent simpelweg dat je een extra stap toevoegt aan je inlogproces om je gegevens beter te beveiligen. Het is een kleine moeite met een grote impact.
Heb je wel eens geprobeerd in te loggen met je telefoon? Dat kan namelijk ook! In plaats van steeds weer dat wachtwoord in te typen, kun je een pushmelding op je telefoon accepteren. Het scheelt toch weer wat tijd en stress, vooral als je haast hebt. En laten we eerlijk zijn, wie heeft er tegenwoordig geen haast?
En dan is er nog de mogelijkheid om meerdere accounts toe te voegen aan je Office 365-apps. Handig als je bijvoorbeeld een werk- en privémail hebt, of als je meerdere projecten beheert. Zo hoef je niet steeds uit te loggen en weer in te loggen. Alles binnen handbereik, zonder gedoe.
Handige functies die je misschien nog niet kent
Office 365 zit boordevol functies waarvan je misschien nog niet eens wist dat ze bestonden. Neem bijvoorbeeld de ‘Vertaler’ functie in Word. Stel je voor: je moet een document in het Engels schrijven maar jouw Engels is niet helemaal top. Geen probleem! Met één druk op de knop wordt jouw Nederlandse tekst vertaald naar vloeiend Engels. En ja, het werkt ook andersom.
Of wat dacht je van de ‘Focustijd’ functie in Outlook? Het leven zit vol afleidingen en soms wil je gewoon even ongestoord werken. Met Focustijd kun je blokken in je agenda reserveren waarin je geen meldingen krijgt. Heerlijk toch? Even weg van alle prikkels en gewoon kunnen knallen.
En dan hebben we nog Microsoft Forms. Een tool waarmee je gemakkelijk enquêtes of quizzes kunt maken. Ideaal voor bijvoorbeeld klanttevredenheidsonderzoeken of even snel peilen hoe je team over een bepaald onderwerp denkt. Het beste van alles? De resultaten worden automatisch verzameld en overzichtelijk gepresenteerd.
Samenwerken in real-time met collega’s
Het samenwerken met collega’s was nog nooit zo makkelijk als met Office 365. Een van de grootste voordelen is de mogelijkheid om in real-time samen te werken aan documenten. Geen eindeloze e-mailthreads meer waarin iedereen zijn eigen versie van een document bijhoudt. Nee, gewoon één document waar iedereen tegelijk in kan werken.
Documents delen en gelijktijdig bewerken
Het delen van documenten is super eenvoudig. Je kunt simpelweg een link sturen naar je collega’s en zij kunnen direct aan de slag. Geen gedoe meer met bijlagen die te groot zijn om te versturen via e-mail. Gewoon een linkje en klaar.
En wat dacht je van het feit dat iedereen tegelijk in hetzelfde document kan werken? Geen gedoe meer met versiebeheer of dubbele bestanden. Je ziet direct wat jouw collega aan het doen is en kunt daar meteen op inspelen. Het voelt bijna alsof je naast elkaar zit, terwijl je misschien wel aan de andere kant van de wereld bent.
Haal het meeste uit je e-mail met outlook
Outlook is veel meer dan alleen een e-mailprogramma. Wist je dat je er ook takenlijsten en agenda’s in kunt bijhouden? Zo heb je alles op één plek en vergeet je nooit meer een belangrijke afspraak of taak.
Een handige functie is ‘Mijn dag’. Hiermee kun je elke dag beginnen door even rustig door je takenlijst te gaan en prioriteiten te stellen. Wat moet er vandaag echt gebeuren? En welke taken kunnen misschien wel wachten tot morgen?
En laten we de integratie met andere Office 365-apps niet vergeten. Je kunt bijvoorbeeld direct vanuit een e-mail toegang krijgen tot relevante documenten in OneDrive of SharePoint. Alles binnen handbereik zonder dat je hoeft te switchen tussen verschillende apps.
Automatiseren met power automate
Herhalende taken kunnen behoorlijk tijdrovend zijn. Gelukkig kun je met Power Automate veel van deze taken automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch opslaan van e-mailbijlagen in OneDrive of het automatisch versturen van notificaties bij nieuwe items in SharePoint.
Herhalende taken vereenvoudigen
Met Power Automate kun je workflows creëren die jouw leven een stuk eenvoudiger maken. Stel bijvoorbeeld dat jij wekelijks een rapport moet versturen naar jouw teamleden. In plaats van dit handmatig te doen, kun je een workflow instellen die dit automatisch voor jou doet. Bespaart tijd én moeite.
En niet alleen e-mails of rapporten kunnen geautomatiseerd worden. Denk ook aan het synchroniseren van gegevens tussen verschillende apps of het automatiseren van goedkeuringsprocessen binnen jouw organisatie.
Tips voor optimaal gebruik van onedrive
OneDrive is dé plek om al jouw bestanden veilig op te slaan en overal toegang tot te hebben, zolang je maar internet hebt natuurlijk. Maar er zijn nog zoveel meer functies die het gebruik ervan nóg handiger maken.
Eén tip: maak gebruik van de offline modus! Hiermee kun je ook zonder internetverbinding bij jouw belangrijke bestanden. Super handig als je bijvoorbeeld vaak onderweg bent of werkt vanuit locaties met slechte wifi.
Een andere handige functie is de mogelijkheid om bestanden te delen zonder dat ontvangers hiervoor zelf OneDrive hoeven te hebben. Je stuurt gewoon een linkje en zij kunnen meteen bij de bestanden die jij hebt gedeeld. Zo simpel kan het zijn!